A Debreceni Egyetem hallgatói levelező rendszere az Microsoft Office 365 szolgáltatására épül. Használata egyetemi jogviszonyhoz kötött, így addig érhető el, amíg valaki hivatalosan hallgatója vagy dolgozója az egyetemnek. A jogviszony megszűnésekor az Office 365 jogosultság is visszavonásra kerül. A felhős tárhelyen felhalmozott saját adatok lementése a jogosultság megszűnése előtt minden esetben a felhasználó felelőssége, az egyetem ebben nem tud segítséget nyújtani.
Az egyetem hallgatói és oktatói hálózati azonosítójuk segítségével használhatják a Microsoft Office 365 felhős szolgáltatásait. A felhőbe a login.microsoftonline.com címen lehet belépni a hálózati azonosító és egy @mailbox.unideb.hu végződés megadásával. Tehát ha az azonosítónk teszt.elek, akkor az Office 365 bejelentkezési név teszt.elek@mailbox.unideb.hu lesz. Ez utóbbi egyúttal email címként is működik, ugyanis az Office 365 elektronikus levelezési szolgáltatást is nyújt. Így tudunk minden hallgatónak hivatalos intézményi email címet biztosítani. A Microsoft a beléptetés során átirányít az egyetemi azonosító oldalra, ahol már csak a hálózati azonosítót kell beírni a szokásos módon, mindenféle végződés nélkül.